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项目资源包括有限的人员,设备或空间等,对于项目来说,一切有使用价值的东西都是项目资源。资源管理是指你如何利用和组织这些有限资源,以便能够成功地将项目落地。如何有效地管理项目中的资源?看起来并不难,实际要复杂得多,稍有差错将会影响项目的进度。
什么是项目资源管理?
资源管理包括创建计划和流程,以便管理这些资源。管理资源的方式有很多种,你可以创建电子表格、文档,或使用项目管理软件(只要它具备计划和资源管理功能),或者将这三者结合使用。无论采用哪种方法,你的首要目标都是在项目完成过程中管理好整个项目的所有资源,这样你就能成功管理成本和项目时间表。
我们首先要分解与资源管理相关的不同术语和流程。请记住,资源包括人力也可以是非人力,例如设备或办公空间。实际上,这就是完成项目所需的一切。
资源计划
就像项目管理的其他方面一样,当你安排资源时,你首先要从一个计划开始。这是建立管理流程的首要任务。列出你认为完成项目需要的所有资源,越详细越好。
在资源计划制定过程中,你需要让其他人参与此过程,因为某些团队成员可能需要比预期更多的资源。确保必要的和非必要的人员和设备包含在内。最好对物品进行计划,而不是最终需要它们,然后不得不在最后一刻匆忙购买一件昂贵的设备,并相应地支付高价。简而言之,资源规划就是财务规划。
资源分解结构(RBS)
现在你已经有了完成项目所需的资源的完整列表,你希望按照某种顺序获得它们。你可以根据招聘组织(例如报告结构或团队层次结构)或地理位置(例如亚洲或非洲所需的所有团队或设备)来创建资源层次结构,也称为“资源分解结构”(或RBS)。
这些基本层次结构应至少包括人员,最好包括将用于项目资金的所有资源,但是由你来定义与项目相关的层次结构类型。请注意,RBS不同于典型项目计划中的“工作分解结构”,后者定义了与项目核心部分相关的任务。
责任分配矩阵
列出并组织好你的资源之后,你可以开始定义那些对完成项目任务或整个项目负有不同责任级别的资源。这被称为责任分配矩阵(RAM)。 在这里,你可以明确整个项目的角色和职责。
你可以将其细分为谁负责执行哪些任务、谁拥有该任务、谁可以在任务出现问题时提供帮助,以及谁需要随时了解任务的进展。许多RAM是带有编码字母的简单图表,基于RACI方法定义了不同的责任功能。 R代表“谁负责”,A代表“谁批准,C代表”咨询谁”, I代表“通知谁”。 你可以根据组织的需要按个人或角色进行操作。
资源过度分配
过度分配是指一个人被分配太多工作。他们不能在你计划的时间内完成任务。这会导致加班,从而影响预算,可能会阻碍甚至使项目脱轨。平衡资源至关重要,因此在项目的整个生命周期中,你需要一种方法掌握团队的工作负载。
资源柱状图
资源柱状图可以用来为项目中需要参与循环工作的人提供资源的可视化。这是一种查看资源分配情况的快捷而简单的方法,并能注意到是否有资源分配过度或不足。然后,你可以快速处理过度分配的资源,并根据需要重新分配给工作量较小的人。但是,在一些项目管理软件工具中,这不仅仅是一个简单的视图。这是一个实际的调度工具,可以根据可用性、过度分配或分配不足来重新分配工作。
像甘特图、工作量日历、时间表和项目报告等功能组合在一起,可以简化你的资源管理体验。当这些功能在线时,你的所有数据都是实时的,因此你的资源更新始终是最新的。
资源依赖
资源依赖指的是一种理论,即组织应该防止所有鸡蛋都放在一个团队篮子里。也就是说,过度依赖一个团队来完成核心工作,特别是如果这是一个外部团队,则可能导致工作负载阻塞和资源短缺。你想要针对一个团队或一种资源来完成工作而制定不健康的计划。
你可以通过跨多个资源分配工作来减轻这种情况,或者在计划的设备资源不可用时使用备份计划。你还需要确保你的资源不会因过度依赖或过度依赖一个或多个资源而受到阻碍。如果一个团队成员有太多任务,而没有足够的时间完成所有任务,那么他们可能会阻碍其他人的工作。
但是请记住,并非所有资源都只对你的项目有效。他们可能还被分配了其他工作。如果你想有效管理资源,你需要了解他们所有的项目。这就是资源均衡派上用场的地方。
资源均衡
平衡资源是一种杂耍行为,你可以在其中管理一个项目或多个项目的资源可用性。你可以通过调整开始和结束日期来延长你计划完成某些任务的时间,具体取决于您是否有足够的资源立即完成。
你希望在分配给你的时间里有足够的资源来完成任务。这是避免团队成员分配过多或分配不足的另一种方法,这会给项目带来风险,并可能耗尽团队的精力。
最佳实践
现在,你需要在项目过程中积极地管理资源。
当你能查看资源可用性和工作负载时,可以这样做。因为工作是从一个人转移到另一个人,当人们来回协作时,工作很容易就会落到只有几个关键团队成员的肩上。这可能意味着其他人正无闲着等待他们的回复或把工作抛回去。你需要能够监控这些工作流趋势,并能够快速重新分配空闲资源。
如何有效管理项目资源?这四种方法可以帮到你
1. 积极管理工作日程。
你需要能够每小时和每天跟踪单个资源的可用性,以及跟踪其计划的假期和休假。一定要考虑到全球或地区的时差,以及可能与你的家庭办公室假期日历不同的全球假期。
2. 在甘特图和概览上监控进度。
如果资源有问题,你还可以咨询整个项目的计划进度与实际进度,以提高警惕。甘特进度条应告诉您根据计划的工作在特定任务上取得了多少进展。您可以在下图中看到一个实例,其中橙色栏上有一条白线,显示下面所有子任务的进度。你还可以通过较大的任务栏上的阴影来查看单个任务是否取得进展。在这个视图中,所有这些任务都按计划完成。
使用甘特图不仅跟踪任务的进度和资源状态,您还可以通过查看甘特任务的汇总视图或概览报告来查看整个项目的进度。如果你落后了,转移资源通常是一种回到正轨的方法。
3. 审查工作负载分配。
团队的工作量是另一个需要密切关注的指标。
如果所有工作只由几个团队成员承担,而其他成员闲着,那么您将需要重新分配资源。解决此问题的另一种方法是,通过确保资源在整个团队中平均分配来平衡你的资源。检查工作量是保持资源合理分配的日常工作。
4. 获取资源报告以监视生产力。
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当你实时查看资源时,发现项目的成功岌岌可危,那么你需要迅速做出决策。 使用项目管理工具的报告功能可以生成有关资源分配以及每个人的任务进度的报告。定期深入调查数据以监控生产力KPI(如产出和实际工作量),以及定期监控资源非常重要。
请记住,资源管理与你的日程安排和项目管理日程的管理紧密相关。这些是不同但互补的规程,你管理资源的方法越全面,你就越能够及时采取行动,使你的项目在预算内按时取得成功。
因此,无论项目是在Excel电子表格中收集数据,还是在功能更强大的在线项目管理工具中,在项目进行过程中你都需要有合适的工具来随时了解你的资源。使用在线甘特图,你可以直观地查看项目的任务、任务的持续时间以及将一个任务链接到另一个任务的任何依赖项,因此你能够发现瓶颈,并轻松地重新分配资源,以使项目回到正轨。
利用现代技术
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